Gestión de colas de espera

Una buena gestión de colas de espera es esencial para que todo tipo de establecimientos atienda de forma ordenada a los clientes y usuarios. Muchas son sus ventajas, desde evitar conflictos entre los usuarios hasta amenizar las esperas e incluso mostrar publicidad e información en forma de vídeo en los modelos de cartelería digital. En el siguiente artículo podrá comprobar que tipos de gestores de colas existen y cuál es el más adecuado para su establecimiento, ya sea un comercio u oficinas de atención públicas y privadas.

¿Para qué sirven los sistemas para la gestión de colas de espera?

Como adelantábamos más arriba la gestión de colas de espera se hace necesaria en todo establecimiento en el que sea previsible, en uno u otro momento del día, una acumulación de personas a la espera de ser atendidas. Su principal función consiste en la ordenación de los usuarios para que sean atendidos de forma correcta y evitando posibles conflictos por el puesto ocupado en la cola. Esto se consigue mediante la emisión de un ticket de turno que es único para cada usuario. Mediante estos sistemas los usuarios a atender acreditan su turno mediante este ticket por lo que no pueden saltarse la cola y nunca serán atendidos antes que un usuario que tenga un número anterior al suyo. A continuación pasaremos a enumerar los diferentes tipos de establecimientos en los que implantamos habitualmente este tipo de sistemas.

¿Dónde es más útil la gestión de colas de espera?

En un principio suelen instalarse en puntos de atención en los que suelen acumularse varias personas a la espera de ser atendidas. Usualmente realizamos instalaciones para supermercados, clínicas de todo tipo, alquiler de vehículos, concejalías de ayuntamientos, oficinas de pago de tributos, oficinas de información turística, atención ciudadana y todo tipo de establecimientos comerciales y públicos. En el caso de los supermercados contamos con sistemas que muestran el turno llamado a una o varias secciones de forma simultánea. Además implantamos sistemas de fila única para ordenar el acceso a las cajas de cobro a la salida de los supermercados.

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Tipos de equipos para la gestión de colas de espera

En nuestro catálogo contamos con una amplia variedad de sistemas y equipamiento para la gestión de colas de espera. Los más básicos constan de un display de dígitos luminosos LED en los que se muestra el último número llamado. Los usuarios obtienen su número a través de un ticket ubicado en un expendedor manual. Cada usuario cuenta con número único y es atendido cuando la persona encargada hace avanzar el turno con la pulsación de un botón y el número llamado aparece en el display. Este es, sin duda, uno de los modelos más sencillos y rápidos de implantar. Existen modelos en los que se muestra un solo turno de 2 o más dígitos y otros cuentan con varias secciones que se muestran simultáneamente en el panel de turnos. Cada puesto de atención cuenta con su propio mando para hacer avanzar los turnos de su sección de forma independiente a los demás.

El sistema más avanzado que hemos desarrollado está basado en el uso de la cartelería digital y los kioscos interactivos. Su funcionamiento es el siguiente. El usuario obtiene su turno seleccionando su puesto de atención a través de la pantalla táctil de un kiosco interactivo situado en la entrada. El sistema le asigna un número y una impresora térmica le facilita al usuario un ticket con su turno. Los encargados de cada puesto de atención van haciendo avanzar los turnos y los últimos números llamados se muestran en los monitores de cartelería digital. Todo el funcionamiento del sistema está coordinado por un servidor que permite incluso la petición de citas previas a través de la web. Este servidor también tiene la capacidad de almacenar estadísticas de uso del sistema. Más adelante veremos varias de sus ventajas.

Ventajas de la gestión de colas de espera con cartelería digital

Este tipo de sistema es el de mayor crecimiento en número de instalaciones ya que, además de ser moderno y atractivo, potencia la imagen de su marca y sus productos al tiempo que almacena información muy útil para optimizar el servicio. Vamos a comenzar por las ventajas de mostrar los turnos en los monitores de digital signage. En primer lugar se pueden mostrar varios turnos de forma simultánea para uno o varios puestos de atención. Al mismo tiempo puede reservarse un espacio en la pantalla para mostrar otro tipo de contenidos. Por ejemplo, puede mostrar animaciones e imágenes publicitando sus productos y mostrando promociones. La repercusión de esta publicidad promocional está asegurada ya que, los usuarios, al estar pendientes de la llegada de su turno no dejan de mirar la pantalla. Esto hace que la publicidad emitida genere una gran cantidad de impactos publicitarios, algo que siempre será beneficioso para su negocio. Además de publicidad puede mostrar otro tipo de contenidos como son información de interés para el usuario, como horarios y días de apertura, información meteorológica, pequeños concursos de preguntas (quiz) y otros contenidos que amenicen la espera del usuario y mejoren su experiencia.

Otra de las ventajas de este sistema de gestión de colas de espera es el almacenamiento que hace el servidor de las estadísticas de uso. Gracias a esto podrá consultar, por ejemplo, el tiempo medio de atención de cada puesto en un día concreto o en el intervalo de fechas que Ud. establezca, el rendimiento medio de cada puesto de atención, la duración de la atención en un puesto concreto, etc. Esta gran cantidad de datos le permitirá reestructurar el servicio y tomar decisiones para la mejora de la atención al usuario y para optimizar los recursos a disposición de los encargados de los puestos.

Más información sobre la gestión de colas de espera

Si necesita implantar uno de estos sistemas en su establecimiento puede contactar con nosotros para obtener más información. Nuestro equipo de técnicos y asesores le atenderán sin ninguna clase de compromiso por su parte. También puede obtener nuestros catálogos PDF en los que encontrará todos nuestros modelos de gestor de colas con sus características y precio. Recuerde que también implantamos soluciones a medida a través de nuestro departamento de I+D.